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Alles aus einem Guss EWK und Finanzen immer im Griff

Alles aus einem Guss EWK und Finanzen immer im Griff

Alles aus einem Guss EWK und Finanzen immer im Griff

Im Kanton Appenzell Ausserrhoden arbeiten seit 2013 die Einwohnerkontrollen und Finanzverwaltungen der 20 Gemeinden mit Infoma newsystem. Das Beispiel Teufen zeigt, wie die Lösung den Arbeitsalltag vereinfacht.

Sie erinnert sich noch gut, weshalb sie sich bei der Evaluation einer neuen Gemeinde-Software für die Einführung von Infoma newsystem ausgesprochen hatte: Sandra Eugster, Leiterin Einwohnerkontrolle der Gemeinde Teufen im Kanton Appenzell Ausserrhoden, hatte 2012 als Vertreterin einer der drei grösseren Gemeinden gemeinsam mit Kollegen aus Herisau und Heiden, der für die Beschaffung zuständigen kantonalen Kommission und AR Informatik AG (ARI, der Informatikfirma des Kantons), eng zusammengearbeitet. Eugster hatte sich für eine zukunftsfähige Lösung eingesetzt, welche das in die Jahre gekommene, frühere System ablösen sollte. «Axians IT&T AG hatte uns insgesamt am meisten überzeugt, weil Infoma newsystem den Anforderungskatalog am besten erfüllt hatte», so Eugster. «Besonders zu erwähnen ist die Microsoft-Technologie, die der Lösung zugrunde liegt und die Tatsache, dass man bereit war, für besondere Bedürfnisse innert nützlicher Zeit zu einem angemessenen Preis neue Funktionalitäten zu entwickeln.» Insgesamt, so Eugster, hätte das Zuger Software-Haus mit dem besten Preis-Leistungsverhältnis und seiner Flexibilität überzeugt.

Auswertungen, Listen und Abfragen auf Knopfdruck

Anfang 2013 schliesslich migrierte man im Rahmen eines durch ARI zur Verfügung gestellten Services die Anwendungen für die Einwohnerkontrolle und die Finanzverwaltung auf Infoma newsystem. Seither arbeiten bei der Gemeinde 28 Mitarbeitende mit der Lösung und einer zentralen Adressdatenverwaltung, sodass jederzeit sämtliche Informationen aktuell in allen Anwendungsfällen vorliegen. Bei der Einwohnerkontrolle schätze man aber auch die automatische Versichertenprüfung. Diese sei für sie als Kontrollstelle des Krankenversicherungs-Obligatoriums sehr hilfreich, beispielsweise, wenn sich ein Zuzüger am Schalter persönlich anmelde, seine Krankenkassenkarte aber nicht dabei habe. «Wir können auch ohne Versicherten-Nummer direkt in Infoma newsytem Name, Vorname und Geburtsdatum eingeben und auf Knopfdruck prüfen, ob und bei welchem Versicherungsunternehmen eine Person grundversichert ist.» Darüber hinaus erleichtere die Anbindung an den SASIS-Webservice die weiteren administrativen Arbeiten, weil die Daten automatisch in den Geschäftsfall für den Zuzug, Änderungen der Angaben oder für Pendenzen übernommen werden. «Das spart nicht nur Zeit, sondern verhindert Doppelspurigkeiten und fehlerhafte Einträge», so Eugster. Aber auch die komplette Integration der EWK-Software in die Office-Anwendungen von Microsoft erhöhe die Effizienz, weil beispielsweise Informationen für Auswertungen oder Listen einfach per Kurzbefehl in Excel oder Word übernommen werden können.

Breite Anwendungspalette zu günstigen Preisen

In der Finanzverwaltung wiederum arbeitet man neben der Finanzbuchhaltung und Lohn mit den Modulen Anlagebuchhaltung, Kasse, Kreditoren und Debitoren, E-Invoice, Finanzbudget, Investitionsrechnung, Finanzplan, Gebühren/Massenfakturierung und E-Selbstauslesung. Der Service des ARI wird indes laufend den Bedürfnissen den Gemeinden entsprechend ausgebaut. 2019 soll von dort auch die Geldflussrechnung in Infoma newsystem als neues Modul bezogen werden. Das erlaubt Teufen jederzeit, dank fortlaufender Abstimmung mit der Finanzbuchhaltung, eine weitere Verbesserung der Transparenz bei den Zahlungsmittelströmen und der Liquidität. «Teufen ist ein gelungenes Beispiel dafür, wie auch weniger grosse, ländliche Gemeinden von standardisierten, kostengünstigen Verwaltungslösungen profitieren können», so Eugsters Fazit.

Alles aus einem Guss EWK und Finanzen immer im Griff

Sandra Eugster, Leiterin Einwohnerkontrolle Gemeinde Teufen

«Die einfache Einbindung von Infoma newsystem in Microsoft Office ist sehr praktisch.»

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Die Eckdaten

Produkt Infoma newsystem
Kanton Appenzell Ausserrhoden
Einwohnerzahl 6.000

Teufen ist nicht nur eines der schönsten Dörfer der grünen Voralpenwelt, sondern auch die zweitgrösste Gemeinde des Kantons Appenzell Ausserrhoden mit über 6'000 Einwohnern. Das Paradies für Wanderer mit Fernsicht bis in den Schwarzwald und dem malerischen Dorfkern ist auch die Heimat der Baumeisterfamilie Grubenmann, welche unter anderem im Bau von gedeckten Holzbrücken Weltruf genoss.