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Automatisation des documents

Automatisation des documents

Automatisation des documents (Document Automation)

Les modules de la section Document Automation vous offrent des fonctionnalités performantes qui vous aideront dans d'innombrables tâches quotidiennes. Optimisez le flot de justificatifs papier et de documents en numérisant un maximum de processus.

Gestion des PV

Gestion globale et professionnelle des PV

Créez et gérez les ordres du jour et PV directement à partir de Microsoft Word. Grâce au module complémentaire de gestion des PV, vous disposez de fonctions complètes simplifiant considérablement votre gestion des séances. Vous assumez la conduite de manière centralisée et uniforme, gérez des affaires de manière structurée et rédigez simplement des PV de séances de qualité professionnelle.

Une gestion des PV aboutie et conviviale

Avec la gestion des PV+ Axians Ruf, la création d'ordres du jour, de PV et d'affaires individuelles est d'une simplicité enfantine. Le plan d'archive (également appelé plan d'enregistrement, de registre ou de classement) constitue le point de départ. Au choix, certains PV peuvent être rassemblés dans des registres de PV où les ordres du jour et les pages sont numérotés de manière séquentielle. Il est possible de générer des extraits individuels de PV à partir d'un ou plusieurs PV d'un répertoire. La recherche ciblée permet d'effectuer des recherches à partir de PV, d'affaires ou de mots-clés individuels ou groupés.

Vos avantages

  • Simple, efficace et convivial;
  • Une fonctionnalité complète, un environnement Office familier;
  • Combinable avec FA Files Advanced, solution haut de gamme d'accès aux données;
  • Module multi-postes;
  • Création d'ordres du jour, PV et affaires individuelles;
  • Définition d'un plan d'archive (= plan d'enregistrement, = plan de classement); Il est ainsi possible d'attribuer une signature et le texte qui s'y rapporte à chaque affaire;
  • Un PV peut se constituer de plusieurs fichiers (un fichier par affaire), permettant à plusieurs personnes d'y travailler simultanément.
  • Création d'affaires individuelles reprises dans le PV;
  • Possibilité de générer des extraits de PV à partir d'un ou plusieurs PV d'un répertoire; Vous pouvez extraire des affaires à partir de PV sur la base de différents critères de sélection et les écrire dans un nouveau document ou dans le document actif.
  • Différentes listes sont constituées (répertoire de contenus, registre de PV, registre de mots-clés) à partir de signatures, textes de signature, descriptions d'affaires et mots-clés.
  • La recherche plein texte permet de rechercher des PV, des affaires ou des mots-clés individuels ou groupés. Ceux-ci s'affichent sous la forme d'une liste de résultats. Il est ensuite possible d'ouvrir les PV concernés et de les retrouver rapidement dans la liste de résultats grâce à un lecteur.
  • Le contrôle des tâches en attente permet de pourvoir n'importe quelle tâche en attente du PV ou d'un autre document Word de remarques, d'une date de début et de fin et des les attribuer à un groupe de projet ou à une personne individuelle. Il est également possible de générer des extraits d'une liste de tâches en attente sur la base de différents critères de sélection. Ceci permet notamment la création de listes de tâches en attente telles que «Toutes les tâches en attente en cours» ou «Toutes les tâches en attente du collaborateur Meier».
  • Toutes les données pertinentes pour les affaires comme les signatures, titres, mots-clés etc. sont écrites dans une base de données. Celle-ci est automatiquement actualisée lors de l'enregistrement du PV.
  • Création efficace d'extraits de PV concernant les groupes thématiques et les décisions;
  • Modèles individuels;
  • Système à poste unique ou multi-postes;
  • Intégration d'adresses GeSoft;
  • Application disponible en allemand et en français.

Combinable avec FA Files Advanced

Publiez des PV de séances en toute simplicité et sécurité, dans la transparence et le respect de la conformité.

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