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Protokollverwaltung 2.0

Protokollverwaltung 2.0

Ihre Protokollverwaltung war noch nie so einfach ...

Effizienter arbeiten ...

Infoma #INSPIRATION

Protokollverwaltung 2.0

die Zukunft Ihrer Gremienverwaltung, Sitzungsplanung und Nachbearbeitung

Die Protokollverwaltung 2.0 auf Basis der CMI Lösungsplattform ist  die perfekte Lösung für Ihre Gremienverwaltung, Sitzungsplanung und Nachbearbeitung. Mit der Kombination von CMI Dossier und CMI Protokoll haben Sie in Zukunft alle Ihre Sitzungen und Gremien fest im Griff und verwalten alle Ihre Unterlagen nur noch elektronisch.

 

Bruno Niederberger und Olaf Hamberger zeigen Ihnen die CMI Lösungsplattform im nebenstehenden Video-Ausschnitt aus unserem Live-Webcast vom 21. Januar 2021.

Einfachste Sitzungsverwaltung und Dossierführung

Zwei Module - eine Lösung mit grossem Mehrwert

Die Protokollverwaltung 2.0 besteht aus den beiden Modulen CMI Dossier und CMI Protokoll. Mit diesen steht Ihnen die Tür zur digitalen Dokumentenführung weit offen. Die zentrale Ablage all Ihrer elektronischen Unterlagen bildet CMI Dossier, in dessen Zentrum das Geschäft – ein elektronisches Dossier – steht. In diesem führen Sie Ihre Dokumentenablage, vergleichbar mit dem bekannten Windows Explorer, und strukturieren Ihre Dokumente individuell z.B. nach Ihrem Registraturplan. Für die eigentliche Protokollverwaltung nutzen Sie CMI Protokoll, welches zahlreiche Möglichkeiten zur Gremienverwaltung, Sitzungsplanung und –nachbearbeitung vereint, wie z.B. das automatisierte Erstellen von Traktandenlisten, Protokollen oder der Ausfertigung von Beschlüssen.

Planen Sie Ihre Sitzungen so einfach wie noch nie.

Mit den einfachen Wizards erstellen Sie mit nur 3 Klicks eine Sitzung und planen dazu die benötigten Traktanden. Diese können Sie jederzeit beliebig ergänzen und ändern, bis Sie die Sitzung für die Teilnehmenden freigeben.

Nach der Sitzung erstellen Sie auf Knopfdruck verschiedene Arten von Protokollen oder Auszügen.

Finden statt suchen ...

Egal, nach welcher Information Sie suchen. Mit der ausgefeilten Filterfunktionen des Suchcenter finden Sie das gewünschte Dokument innert Sekunden.

Traktandenlisten erstellen und versenden

Mit der Protokollverwaltung 2.0 erstellen Sie innert kürzester Zeit eine fertige Traktandenliste ...

... und versenden diese auf Knopfdruck an die definierten Teilnehmenden der Sitzung zur Vorbereitung.

Protokollverwaltung 2.0 im Detail

CMI Dossier

Im Zentrum des CMI Dossier steht das elektronische Dossier. Alle geschäftsrelevanten Dokumente (E-Mails, Word, Excel, PDF etc.) werden im Dossier abgelegt. Mit Ordnern kann die Dokumentenablage im Dossier analog dem Windows Explorer strukturiert werden. Für die Arbeit mit den Dokumenten stehen umfangreiche DMS Funktionen zur Verfügung inkl. Vorlagenmanagement.

Der integrierte Registraturplan strukturiert die Ablage gemäss Ihrern Vorgaben nach HRM2 oder kantonalen Archivplänen.

Die Kontakt- und Adressverwaltung (CMI Kontakte) wird für die Korrespondenzführung sowie die Verbindung zu den Dossiers genutzt. Sie sehen auf einen Blick, in welchen Dossiers ein Kontakt verwendet wurde. Optional greifen Sie direkt auf die Kontakte der Einwohnerkontrolle zu.

Abgerundet wird CMI Dossier mit umfassenden Suchmöglichkeiten. Im Suchcenter können Trefferlisten aus gespeicherten Suchabfragen mit einem Klick erstellt werden. Wichtige oder häufig genutzte Dossiers, Kontakte und Dokumente können im Favoritencenter gespeichert werden.

Ihr Nutzen

  • Wizard für die einfache Eröffnung von Dossiers
  • Template für wiederkehrende Geschäfte
  • Kontakt- und Adressverwaltung
  • Vorlagenverwaltung
  • Suchcenter mit gespeicherten Suchen

CMI Protokoll

Die Protokollverwaltung bietet zahlreiche Möglichkeiten zur Gremienverwaltung, Sitzungsplanung und Nachbearbeitung. Mit den automatisierten Verarbeitungen geht das Erstellen von Traktandenlisten, Protokollen und das Ausfertigen von Beschlüssen auf Knopfdruck.

Innerhalb der Gremien werden Traktanden, Sitzungen, die Sitzungsausfertigung, die Behördenmitglieder sowie auch die Sitzungsgeldabrechnungen bewirtschaftet. Mit der optionalen mobilen Sitzungsverwaltung bereiten sich die Mitglieder der Gremien ort- und zeitunabhängig auf die anstehenden Sitzungen vor.

Mit CMI Protokoll werden sämtliche Gremien zentral und einheitlich geführt. Wie die Beschlüsse nummeriert, Traktandenlisten strukturiert und die Protokolle ausgefertigt werden, kann individuell bestimmt werden.

Ihre Nutzen

  • Verwalten und Planen von Gremien und Sitzungen
  • Automatisierte Beschlussnummernvergabe und Ausfertigung der Traktanden
  • Hinterlegung von Traktandierungscodes für die strukturierte Gliederung einer Sitzung
  • Hinterlegung des Abstimmungsverhaltens pro Traktandum (für Parlamente)
  • Erstellung des Jahresinhaltsverzeichnisses nach Registraturplan oder Stichworten
  • Rollenbasiertes Berechtigungssystem für den Zugriff auf die jeweilige Sitzung

Darf's noch ein bisschen mehr sein?

Ergänzend zu den reinen Protokollverwaltungs-Funktionen besteht die Möglichkeit, dass Sie noch einen Schritt weitergehen.  Nutzen Sie die Gelegenheit und eröffnen Sie sich die umfassende Welt der Geschäfts- und Dokumentenverwaltung, in dem Sie weitere optionale Funktionen aus der CMI Lösungsplattform nutzen. Die Möglichkeiten sind unendlich ...

Als Beispiel könnten Sie die mobile Sitzungsverwaltung als perfekte Ergänzung zu Ihrer Protokollverwaltung einführen. Damit werden Ihre Sitzungen - von der Vorbereitung über die Durchführung bis zur Endausfertigung - komplett digital. Weiter besteht die Möglichkeit, dass die erfassten Informationen in ein RIS (Ratsinformationssystem im Internet) und / oder auch in ein Extranet zur Sitzungsvorbereitung publiziert werden können.

Oder Sie tauchen ein in die Welt der digitalen, durchgängigen Dokumentenverwaltung. Ist im Rahmen der Protokollverwaltung 2.0 der Fokus auf die Dokumente rund um Ihre Sitzungen gelegt, besteht die einfache Möglichkeit, dass Sie auch alle weiteren, auf Ihrer Gemeinde anfallenden Dokumente mit CMI Dossier verwalten. Spannende Funktionen wie z.B. das automatisierte Erstellen von Serienbriefen sind dann jederzeit möglich. Einer der wohl grössten Vorteile einer zentralen Dokumentenverwaltung ist aber sicher auch die durch den integrierten Registraturplan automatisch gesteuerten Verwaltung des Lebenszyklus Ihrer Dokumente. Das bedeutet als Bespiel, dass die eingescannten Kreditoren-Rechnungen automatisch nach den individuell definierten Regeln nach Ablauf der Aufbewahrungspflicht gelöscht werden. Der staubige Weg ins Archiv und dem Entsorgen der richtigen Bundesordner ist damit Geschichte.

Um den Unterhalt der CMI Lösungsplattform zu vereinfachen, überlassen Sie den Betrieb doch einfach uns und beziehen Sie die CMI Lösungsplattform einfach aus der Axians Infoma Cloud.

Und so geht die Liste der Ausbaumöglichkeiten schier unaufhörlich weiter. Sie dies, dass Sie die CMI Lösungsplattform für die Führung Ihrer gesamten Korrespondenz inklusive der komfortablen Anbindung an die Einwohner-Daten nutzen oder terminierbare Aufgaben als Pendenzenliste mit automatischer Mahnung für deren Erledigung einrichten ... Mit der CMI Lösungsplattform sind Ihren Ideen keine Grenzen gesetzt.

 

Lassen Sie sich beraten!

Für alle Ihre Fragen stehen wir Ihnen jederzeit zur Verfügung. Gemeinsam definieren wir mit Ihnen die perfekte Lösung für Ihre Bedürfnisse. Zögern Sie nicht und vereinbaren Sie noch heute einen Termin mit Ihrem Kundenberater.