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Document Automation

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Mit den Modulen aus dem Bereich Document Automation stehen Ihnen leistungsstarke Funktionalitäten zur Verfügung, die Sie täglich bei unzähligen Aufgaben unterstützen. Optimieren Sie die Flut von Papierbelegen und Dokumenten, indem Sie möglichst viele Prozesse digitalisiert vornehmen.

Protokollverwaltung 2.0

Die Protokollverwaltung 2.0 auf Basis der CMI Lösungsplattform ist  die perfekte Lösung für Ihre Gremienverwaltung, Sitzungsplanung und Nachbearbeitung. Mit der Kombination von CMI Dossier und CMI Protokoll haben Sie in Zukunft alle Ihre Sitzungen und Gremien fest im Griff und verwalten alle Ihre Unterlagen nur noch elektronisch.

 

Bruno Niederberger und Olaf Hamberger zeigen Ihnen die CMI Lösungsplattform im nebenstehenden Video-Ausschnitt aus unserem Live-Webcast vom 21. Januar 2021.

Einfachste Sitzungsverwaltung und Dossierführung

Zwei Module - eine Lösung mit grossem Mehrwert

Die Protokollverwaltung 2.0 besteht aus den beiden Modulen CMI Dossier und CMI Protokoll. Mit diesen steht Ihnen die Tür zur digitalen Dokumentenführung weit offen. Die zentrale Ablage all Ihrer elektronischen Unterlagen bildet CMI Dossier, in dessen Zentrum das Geschäft – ein elektronisches Dossier – steht. In diesem führen Sie Ihre Dokumentenablage, vergleichbar mit dem bekannten Windows Explorer, und strukturieren Ihre Dokumente individuell z.B. nach Ihrem Registraturplan. Für die eigentliche Protokollverwaltung nutzen Sie CMI Protokoll, welches zahlreiche Möglichkeiten zur Gremienverwaltung, Sitzungsplanung und –nachbearbeitung vereint, wie z.B. das automatisierte Erstellen von Traktandenlisten, Protokollen oder der Ausfertigung von Beschlüssen.

Planen Sie Ihre Sitzungen so einfach wie noch nie.

Mit den einfachen Wizards erstellen Sie mit nur 3 Klicks eine Sitzung und planen dazu die benötigten Traktanden. Diese können Sie jederzeit beliebig ergänzen und ändern, bis Sie die Sitzung für die Teilnehmenden freigeben.

Nach der Sitzung erstellen Sie auf Knopfdruck verschiedene Arten von Protokollen oder Auszügen.

Finden statt suchen ...

Egal, nach welcher Information Sie suchen. Mit der ausgefeilten Filterfunktionen des Suchcenter finden Sie das gewünschte Dokument innert Sekunden.

Traktandenlisten erstellen und versenden

Mit der Protokollverwaltung 2.0 erstellen Sie innert kürzester Zeit eine fertige Traktandenliste ...

... und versenden diese auf Knopfdruck an die definierten Teilnehmenden der Sitzung zur Vorbereitung.

Protokollverwaltung 2.0 im Detail

CMI Dossier

Im Zentrum des CMI Dossier steht das elektronische Dossier. Alle geschäftsrelevanten Dokumente (E-Mails, Word, Excel, PDF etc.) werden im Dossier abgelegt. Mit Ordnern kann die Dokumentenablage im Dossier analog dem Windows Explorer strukturiert werden. Für die Arbeit mit den Dokumenten stehen umfangreiche DMS Funktionen zur Verfügung inkl. Vorlagenmanagement.

Der integrierte Registraturplan strukturiert die Ablage gemäss Ihrern Vorgaben nach HRM2 oder kantonalen Archivplänen.

Die Kontakt- und Adressverwaltung (CMI Kontakte) wird für die Korrespondenzführung sowie die Verbindung zu den Dossiers genutzt. Sie sehen auf einen Blick, in welchen Dossiers ein Kontakt verwendet wurde. Optional greifen Sie direkt auf die Kontakte der Einwohnerkontrolle zu.

Abgerundet wird CMI Dossier mit umfassenden Suchmöglichkeiten. Im Suchcenter können Trefferlisten aus gespeicherten Suchabfragen mit einem Klick erstellt werden. Wichtige oder häufig genutzte Dossiers, Kontakte und Dokumente können im Favoritencenter gespeichert werden.

Ihr Nutzen

  • Wizard für die einfache Eröffnung von Dossiers
  • Template für wiederkehrende Geschäfte
  • Kontakt- und Adressverwaltung
  • Vorlagenverwaltung
  • Suchcenter mit gespeicherten Suchen

CMI Protokoll

Die Protokollverwaltung bietet zahlreiche Möglichkeiten zur Gremienverwaltung, Sitzungsplanung und Nachbearbeitung. Mit den automatisierten Verarbeitungen geht das Erstellen von Traktandenlisten, Protokollen und das Ausfertigen von Beschlüssen auf Knopfdruck.

Innerhalb der Gremien werden Traktanden, Sitzungen, die Sitzungsausfertigung, die Behördenmitglieder sowie auch die Sitzungsgeldabrechnungen bewirtschaftet. Mit der optionalen mobilen Sitzungsverwaltung bereiten sich die Mitglieder der Gremien ort- und zeitunabhängig auf die anstehenden Sitzungen vor.

Mit CMI Protokoll werden sämtliche Gremien zentral und einheitlich geführt. Wie die Beschlüsse nummeriert, Traktandenlisten strukturiert und die Protokolle ausgefertigt werden, kann individuell bestimmt werden.

Ihre Nutzen

  • Verwalten und Planen von Gremien und Sitzungen
  • Automatisierte Beschlussnummernvergabe und Ausfertigung der Traktanden
  • Hinterlegung von Traktandierungscodes für die strukturierte Gliederung einer Sitzung
  • Hinterlegung des Abstimmungsverhaltens pro Traktandum (für Parlamente)
  • Erstellung des Jahresinhaltsverzeichnisses nach Registraturplan oder Stichworten
  • Rollenbasiertes Berechtigungssystem für den Zugriff auf die jeweilige Sitzung

Lassen Sie sich beraten!

Für alle Ihre Fragen stehen wir Ihnen jederzeit zur Verfügung. Gemeinsam definieren wir mit Ihnen die perfekte Lösung für Ihre Bedürfnisse. Zögern Sie nicht und vereinbaren Sie noch heute einen Termin mit Ihrem Kundenberater.

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