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Document Automation

Document Automation

Document Automation

Mit den Modulen aus dem Bereich Document Automation stehen Ihnen leistungsstarke Funktionalitäten zur Verfügung, die Sie täglich bei unzähligen Aufgaben unterstützen. Optimieren Sie die Flut von Papierbelegen und Dokumenten, indem Sie möglichst viele Prozesse digitalisiert vornehmen.

Protokollverwaltung

Umfassende und professionelle Protokollverwaltung

Erstellen und verwalten Sie die Traktandenlisten und Protokolle direkt geführt aus Microsoft Word. Mittels Add-in-Modul Protokollverwaltung erhalten Sie umfassende Funktionen, die Ihnen das Sitzungsmanagement wesentlich erleichtern. Sie führen zentral und einheitlich, verwalten Geschäfte strukturiert und verfassen ganz einfach und professionell gemanagte Sitzungsprotokolle.

Die ausgereifte benutzerfreundliche Protokollverwaltung

Mit Axians Ruf PV+ Protokollverwaltung lassen sich Traktandenlisten, Protokolle und Einzelgeschäfte kinderleicht erstellen. Ausgangspunkt bildet dabei der Archivplan (auch Registratur-, Register- oder Ablageplan genannt). Einzelne Protokolle lassen sich nach Wunsch zu Protokollbüchern zusammenfassen in denen Traktanden und Seitenzahlen fortlaufend nummeriert sind. Aus einem oder mehreren Protokollen eines Verzeichnisses können individuelle Protokollauszüge angefertigt werden. Gezieltes recherchieren ermöglicht die Suche aus einzelnen oder aus mehreren Protokollen, Geschäften oder Stichwörtern.

Ihre Vorteile

  • Einfach, effizient und benutzerfreundlich
  • Umfassende Funktionalität, vertrautes Office
  • Kombinierbar mit FA Files Advanced, erstklassige Lösung für Datenzugriff
  • Mehrplatzfähig
  • Erstellen von Traktandenlisten, Protokolle und Einzelgeschäften
  • Definieren eines Archivplans (= Registraturplan, = Ablageplan), damit kann jedem Geschäft eine Signatur und den dazugehörenden Signaturtext zugewiesen werden
  • Ein Protokoll kann auch aus mehreren Dateien (eine Datei pro Geschäft) bestehen, damit mehrere Personen gleichzeitig daran arbeiten können.
  • Erstellen von Einzelgeschäften, welche ins Protokoll übernommen werden
  • Aus einem oder mehreren Protokollen eines Verzeichnisses können Protokollauszüge erstellt werden. Sie können dabei aufgrund verschiedener Selektionskriterien Geschäfte aus Protokollen extrahieren und in ein neues oder das aktuelle Dokument schreiben lassen.
  • Diverse Listen (Inhaltsverzeichnis, Protokollregister, Stichwortregister) werden automatisch aus Signaturen, Signaturtexten, Geschäftsbeschreibungen und Stichworten erstellt.
  • Recherche, Volltextsuche ermöglicht die Suche nach einzelnen oder mehreren Protokollen, Geschäfte oder Stichwörter. Diese werden in Form einer Trefferliste angezeigt. Die betroffenen Protokolle können geöffnet werden und mit Hilfe eines Viewers lässt sich rasch die Trefferliste durchsuchen.
  • Mit der Pendenzenkontrolle werden beliebige Pendenzen, die im Protokoll oder einem beliebigen anderen Word-Dokument anfallen, mit Bemerkungen, Start- und Endtermin versehen und einer Projektgruppe oder einer Einzelperson zugewiesen. Zudem können aufgrund verschiedener Selektionskriterien Auszüge aus einer Pendenzenliste erstellt werden. Damit lassen sich Pendenzenlisten erstellen wie „alle offenen Pendenzen“ oder „alle Pendenzen von Mitarbeiter Meier“.
  • Alle geschäftsrelevanten Daten wie Signaturen, Titel, Stichworte, etc. werden in eine Datenbank geschrieben. Diese wird beim Speichern des Protokolls automatisch aktualisiert.
  • Effiziente Erstellung von Protokollauszügen zu Themengruppen und Beschlüssen
  • Individuelle Templates
  • Einzel- oder Mehrplatzsystem
  • Integration Adressen GeSoft
  • Anwendung in Deutsch und Französisch verfügbar

 

Sie möchten noch mehr Digitalisierung?

Dann empfehlen wir Ihnen CMI Protokoll im Zusammenspiel mit CMI Dossier.

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