Gemeinde Heiden | Kanton Appenzell Ausserrhoden

Pionierarbeit mit Signalwirkung

Gemeinde Heiden prägte den kantonsweiten Wechsel auf Infoma newsystem – und geht mit Modern Clients jetzt den nächsten Schritt

Die Gemeinde Heiden im Kanton Appenzell Ausserrhoden ist seit Jahren ganz vorne mit dabei, wenn es um die Weiterentwicklung kommunaler Fachverfahren geht. Bereits 2012 wechselte Heiden von GeSoft auf Infoma newsystem – als eine der ersten Gemeinden in der Schweiz. Seither testet die Verwaltung neue Versionen und Releases vor dem Rollout im gesamten Kanton. So liefert die Verwaltung in Heiden praxistaugliche Rückmeldungen, die allen 20 Gemeinden sowie der Kantonsverwaltung zugutekommen.

Für Heiden war der frühzeitige Wechsel von GeSoft zu Infoma newsystem ein entscheidender Schritt zu einer modernen, digitalisierten Verwaltung. Wo Anpassungen am System zuvor nur zentral über das kommunale Rechenzentrum möglich waren, kann die Verwaltung seit der Umstellung Geschäftsfälle und Co. unkompliziert selbst konfigurieren. Standardmässig unterstützt die Lösung zudem die gängigen eCH-Standards und den sicheren Datenaustausch über Sedex. Wichtige Grundlagen für effiziente Einwohnerprozesse und Meldeläufe zu Bund und Kanton waren somit von Beginn an gegeben.

«Mit Infoma newsystem haben wir deutlich mehr Kontrolle über alle erforderlichen Prozesse. Gerade beim Einwohnerwesen hat das unseren Arbeitsalltag deutlich erleichtert»

meint Daniela Burkard, Leiterin Einwohnerdienste der Gemeinde Heiden

Der Status als Pilotkunde macht sich für die Gemeinde bis heute bezahlt. Zu Beginn der Einführung sammelte Heiden eine Liste mit Erweiterungswünschen. Vieles davon wurde mittlerweile umgesetzt. Ein prägnantes Beispiel hierfür ist etwa das Buchen von Geschäftsfällen im Voraus: Sobald ein Geschäftsfall (beispielsweise ein Umzug) bereits in der Zukunft gebucht war, konnte kein weiterer Geschäftsfall mit aktuellem Datum gebucht werden. Heute lassen sich solche Fälle einfach im Voraus buchen. Das reduziert Medienbrüche und verhindert Kollisionen mit nachfolgenden Vorgängen.

Umstieg auf die Modern Clients

2025 folgte schliesslich der nächste Technologiesprung. Auf Initiative von Axians Infoma stellte Heiden im Mai produktiv auf die Modern Clients um. Der Rollout bei den übrigen Gemeinden des Kantons war bis Juli 2025 abgeschlossen. Die Modern Clients – Desktop-App, Web-Client, Tablet- und Phone-Client – modernisieren das Bedienkonzept, vereinfachen das mobile Arbeiten und bilden die Basis für «New Work» in der Verwaltung.

Im Alltag zeigt sich der Nutzen der Umstellung ganz konkret: Das Aufbereiten von Dokumenten geht heute in wenigen Sekunden vonstatten und Änderungen werden sofort in der Cloud gespeichert. Mit dem Wechsel gingen zudem einige kleinere Prozessanpassungen einher, die jedoch schnell zur Routine wurden. Da gleichzeitig der lokale Pflegeaufwand sinkt und Updates automatisiert eingespielt werden gewinnt die Verwaltung an Sicherheit und Stabilität.

Automatisierung durch Schnittstellen

Zusätzliche Effizienzsteigerungen verspricht sich die Gemeinde Heiden von weiteren Schnittstellen. Im Fokus steht insbesondere die Anbindung an ZEMIS, das zentrale Migrationsinformationssystem des Bundes. Damit sollen relevante Geschäftsfälle (z. B. Heirat) künftig automatisch an das Migrationsamt übermittelt werden – die Gegenrichtung (z. B. Ausländerausweise) funktioniert bereits. Solche Integrationen sparen nicht nur Papier und Arbeitsaufwand, sie erhöhen auch die Zuverlässigkeit der Prozesse.

Heiden zeigt, wie sich Pionierarbeit in der Praxis auszahlen kann. Als Pilotkunde gibt die Gemeinde Impulse, gestaltet Features mit und kann Technologie-Sprünge früh nutzen. Der Wechsel auf Infoma newsystem schuf so die Basis für eigenständig gestaltete Einwohnerprozesse, mit den Modern Clients wurden Nutzererlebnis, Mobilität und Betriebssicherheit auf ein neues Niveau gehoben. Davon profitiert nicht nur Heiden, sondern der gesamte Kanton Appenzell Ausserrhoden, der die Lösung heute flächendeckend einsetzt.