Gemeinde Mammern l Kanton Thurgau

Neue Effizienz in der Sitzungsarbeit

Axians Infoma digitalisiert für die Gemeinde Mammern Sitzungsvorbereitung und Protokollführung

Mit der Einführung der Geschäfts- und Dokumentenverwaltung von CMI hat die Gemeinde Mammern (Kanton Thurgau) ihre Sitzungsvorbereitung und Protokollführung auf eine durchgängig digitale Basis gestellt. Seit Januar 2024 arbeitet die Verwaltung produktiv mit der Lösung und ersetzt damit ein in die Jahre gekommenes, auf Microsoft Word basierendes Protokollwerkzeug ohne Dokumentenverwaltung. Eingeführt und betreut wurde das Projekt gemeinsam mit den Fachleuten von Axians Infoma, zertifiziertem CMI-Partner für die öffentliche Verwaltung. Heute bereitet die Gemeinde ihre Sitzungen schneller, sicherer und weitgehend papierlos vor, greift zentral auf alle Geschäfte und Unterlagen zu und spart pro Sitzung mehrere Stunden.

«Ich möchte nicht mehr ohne das System arbeiten, Die Sitzungsvorbereitung ist heute in einem Bruchteil der früheren Zeit erledigt.»

so Andrea Kopf, Gemeindeschreiberin bei der Gemeinde Mammern.

Für die Vorbereitung ihrer Gemeinderatssitzungen nutzte die landschaftlich attraktiv am Bodensee gelegene 700-Einwohner-Gemeinde Mammern lange ein einfaches Word-Add-in. Eine wirkliche Dokumentenverwaltung bot dieses Tool jedoch nicht, zudem wurde es zwischenzeitlich nicht mehr weiterentwickelt. Die Folge war viel Arbeit für die Mitarbeitenden in der Verwaltung: Unterlagen mussten einzeln zusammengetragen, Listen manuell geführt und Traktanden händisch zugeordnet werden. «Vieles war Handarbeit und entsprechend aufwendig sowie fehleranfällig», erinnert sich Andrea Kopf. Da die Gemeinde die CMI-Lösungsplattform bereits als Verwaltungslösung im Einsatz hatte, lag also der Schritt nahe, auch die Protokoll- und Sitzungsarbeit darauf abzustützen. Insbesondere, da die Lösung in mehreren Nachbargemeinden bereits etabliert war.

So gut wie reibungslose Umsetzung

Die Entscheidung für das Projekt fiel rund zwei Jahre vor dem produktiven Start, seit Januar 2024 arbeitet die Gemeinde nun schon aktiv mit dem System. Die technische Einbindung der CMI-Lösung verlief dabei weitgehend problemlos, kleinere Anpassungen seitens der IT beeinträchtigten den Arbeitsfluss nicht. Anspruchsvoller war der Einstieg auf fachlicher Seite. Eine erste allgemeine Schulung griff für die spezifischen Bedürfnisse der Gemeinde noch zu kurz, und Wechsel im Gemeinderat sorgten zunächst für einen etwas verzögerten Start. Entscheidend war hier die individuelle Begleitung durch den zuständigen Berater von Axians Infoma.

«In der direkten Zusammenarbeit kam dann alles zusammen», so Kopf. «Da wurde aus dem System ein Werkzeug, das genau zu unseren Abläufen passt.»

Nach dem produktiven Start wurde die Lösung zudem schrittweise erweitert, etwa um die Führung von Baudossiers in der Bauverwaltung.

Grosser Nutzen im Alltag

Spürbar verändert hat sich vor allem der Aufwand rund um die Sitzungen. Die Traktandenliste wird bis Donnerstagmittag für die zweiwöchentlich stattfindenden Sitzungen aufbereitet. Mitglieder, Entschuldigungen und Gäste werden dabei direkt im System erfasst. Bestehende Dokumente und Nachträge lassen sich unmittelbar mit dem jeweiligen Geschäft verknüpfen, und weil CMI zugleich als Dokumentenmanagementsystem (DMS) dient, sind Beschlüsse und Unterlagen – etwa Baupläne oder Baurechtsentscheide – zentral hinterlegt und jederzeit auffindbar. Über den Web-Client greifen die Gemeinderätinnen und Gemeinderäte digital auf die Daten zu, erfassen Notizen und stimmen ab. «Pro Sitzung sparen wir mehrere Stunden», meint Andrea Kopf. «Unterlagen verschicken wir nicht mehr per E-Mail oder über externe Dienste, sondern haben alles in einem System. Und der Zugriff auf ältere Geschäfte und Entscheide ist eine enorme Erleichterung.» Auch das Verschieben von Traktanden, früher eine fehleranfällige Fleissarbeit, ist heute unkompliziert. Für die Verwaltungsleiterin überzeugt nicht zuletzt das Zusammenspiel mit dem bereits genutzten Verwaltungsprogramm: «Gerade durch diese Integration ist die Lösung für uns rundum stimmig.»

Weitere Möglichkeiten in der Zukunft

Mammern entwickelt die digitale Verwaltungsarbeit auch zukünftig weiter. Geplant ist etwa die Einführung der digitalen Signatur für die Korrespondenz. Zudem stehen innerhalb der Anwendung neu Funktionen auf Basis künstlicher Intelligenz (KI) zur Verfügung, wie der dialogbasierte Zugriff auf Dokumenteninhalte sowie ein Schreibassistent. Damit ist die Gemeinde auch für kommende regulatorische Anforderungen gerüstet. In einzelnen Kantonen wird eine systemgestützte Aktenführung zur Pflicht, im Thurgau rückt unter anderem die Online-Eingabe von Baugesuchen in den Fokus.
Die Gemeinde Mammern zeigt, wie auch eine kleine Verwaltung ihre Sitzungs- und Geschäftsprozesse zielgerichtet digitalisieren kann: mit einer modernen, integrierten Lösung, einer engen fachlichen Begleitung und dem Mut, gewohnte Arbeitsweisen hinter sich zu lassen. Das Ergebnis sind spürbar weniger Aufwand, mehr Transparenz und eine solide Grundlage für die nächsten Digitalisierungsschritte.