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Document Automation

Document Automation

Document Automation

Mit den Modulen aus dem Bereich Document Automation stehen Ihnen leistungsstarke Funktionalitäten zur Verfügung, die Sie täglich bei unzähligen Aufgaben unterstützen. Optimieren Sie die Flut von Papierbelegen und Dokumenten, indem Sie möglichst viele Prozesse digitalisiert vornehmen.

CMI Protokoll

Alle Sitzungen und Gremien fest im Griff – von der Traktandierung bis zur Protokollanfertigung.

Die Protokollverwaltung bietet zahlreiche Möglichkeiten zur Gremienverwaltung, Sitzungsplanung und Nachbearbeitung. Sie unterstützt die automatisierten Serienverarbeitungen, wie das Erstellen von Traktandenlisten, Protokollen und das Ausfertigen von Beschlüssen.

 

Innerhalb der Gremien werden Traktanden, Sitzungen, die Sitzungsausfertigung, die Behördenmitglieder sowie auch die Sitzungsgeldabrechnungen bewirtschaftet. Weiter besteht die Möglichkeit, dass die erfassten Informationen in ein RIS (Ratsinformationssystem im Internet) und / oder auch in ein Extranet zur Sitzungsvorbereitung publiziert werden können.

Sitzungsinformationen sind in einem Dossier jederzeit ersichtlich. Gremienmitglieder können direkt aus der Sitzung heraus, mit den für die Vorbereitung notwendigen Dokumenten, beliefert werden. Weiter können die Unterlagen auch Offline bereitgestellt werden, um die Sitzung ausserhalb von CMI Protokoll zu bearbeiten. Die Offline bereitgestellten Dokumente können in der Zwischenzeit für alle anderen zur Bearbeitung gesperrt werden.

Mit CMI Protokoll werden sämtliche Gremien zentral und einheitlich geführt. Wie die Beschlüsse nummeriert, Traktandenlisten strukturiert und die Protokolle ausgefertigt werden, kann individuell bestimmt werden.

 

Der Fachprozess:

Ihre Vorteile

  • Rollenbasiertes Berechtigungssystem für den Zugriff auf die jeweilige Sitzung
  • Verwalten und Planen von Gremien und Sitzungen
  • Automatisierte Beschlussnummernvergabe und Ausfertigung der Traktanden
  • Hinterlegung von Traktandierungscodes für die strukturierte Gliederung einer Sitzung
  • Hinterlegung des Abstimmungsverhaltens pro Traktandum (für Parlamente)
  • Automatisiertes Erstellen von Serienbriefen, Protokollauszügen usw.
  • Erstellung des Jahresinhaltsverzeichnisses nach Registraturplan oder Stichworten
  • Optional erweiterbar mit Behördenverzeichnis, Sitzungsgeldabrechnung oder Mobile Clients

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